Gmail überall – Desktop- und Web-Email in perfekter Harmonie

Über die Vorteile von Webmail will ich gar nicht lange reden. Ein Nachteil von Webmail ist allerdings, dass es sich nur über den Browser nutzen lässt und damit den Komfort, den man bei Desktop-Clients gewohnt ist (z.B. Drag&Drop von Anhängen), vermissen lässt. Noch viel gravierender ist jedoch, dass alle Emails die ich über mein Webmail-Konto verschicke, nur online gespeichert werden, während Emails, die ich über meinen Desktop-Client wie Outlook, Thunderbird oder Apple Mail versende nur lokal auf meinem Rechner zur Verfügung stehen. Meine versendeten Emails liegen also an zwei unterschiedlichen Orten. Gar nicht gut. Zum Glück hat Google mit Googlemail bzw. Gmail eine Anwendung geschaffen, die dieses Problem auf elegante Weise löst.

Das Besondere an Gmail ist, dass alle Emails, die über Googles SMTP-Server gesendet werden, auch im Online-Konto aufgenommen werden. Umgekehrt kann ich alle Emails, die ich über Gmail online versende per POP3-Abruf auf meinen lokalen Rechner kopieren. Sowohl Desktop- als auch Webmail-Client können sich also stets auf dem laufenden halten. Die Einrichtung ist zudem recht simpel: Nachdem man sich ein Gmail-Konto eingerichtet hat, sollte zunächst der Email-Abruf für alle Nachrichten (auch die bisherigen) per POP aktiviert werden (Anleitung). Wer möchte, kann hier angeben, dass bei Zugriff per POP die Emails automatisch archiviert werden. Damit lässt sich besser überblicken wann man das letzte Mal seine Emails mit dem Desktop-Rechner abgeglichen hat. Wer einer andere Ordnungs-Methode bevorzugt, sollte stattdessen die Google-Mail-Kopien im Posteingang behalten. Nun wird das Emailprogramm wie auf den Hilfeseiten beschrieben eingerichtet. Da auch alle online versendeten Emails abgerufen werden und im Posteingang landen, sollte man noch einen Filter bzw. eine Regel einrichten, mit der alle Emails mit der eigenen Adresse im Absender (“Von”) in den Ordner für gesendete Emails verschoben werden. Das war’s auch schon. Ab jetzt kann man Emails schreiben, wie und wo man will, und hat auch gleich eine sichere Backup-Lösung für die Email-Korrespondenz gefunden. Zu schade, dass dieses System nur mit Gmail funktioniert.

Heißt das, ich muss mein bisheriges Email-Konto aufgeben? Nein, das ist nicht nötig. Im Gegenteil, Gmail bietet sogar eine perfekte Ergänzung zum bisherigen Konto. Der Trick ist folgender: In Gmail können bisherige Email-Konten (mit POP-Zugriff) integriert werden (Anleitung). Aktivieren Sie dabei die Option “Von derselben Adresse aus antworten, an die die Nachricht gesendet wurde”. Damit wird Ihre bisherige Emailadresse weiter genutzt und der Empfänger merkt nicht, dass Sie die Emails von Gmail aus versenden. Wenn Sie nicht auf eine Email antworten, sondern eine neue Email schreiben, können Sie im “Von”-Feld auswählen, welche Emailadresse genutzt werden soll. Man kann sich dieses Verfahren erleichtern, indem man unter “Einstellungen” im Bereich “Konto” die bisherige Emailadresse als Standard auswählt. Beim Desktop-Client muss nun ebenfalls die bisherige Emailadresse als “Reply-To” (“Antwort-an”) eingerichtet werden, und von da an nutzt man alle Vorteile von Gmail (wie z.B. den zusätzlichen Spam-Filter) ohne seine bisherige Emailadresse aufgeben zu müssen.

Ich nutze dieses System übrigens schon seit mehreren Monaten ohne Probleme – und das sogar mit zwei Emailkonten neben Gmail!

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